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某資訊公司流程管理項目紀實

發布時間:2020-01-13 15:29 , 發布人:華恒智信分析員

——把握流程節點,明確信息傳遞

看似日常工作中簡單的管理問題,卻是困擾我們企業整體工作效率和績效的關鍵所在,在過去很長一段時間內,公司總是存在一些瑣碎的工作效率低下的問題,為了避免小的問題轉變為大問題,我們及時提出了改革的要求,并且邀請華恒智信專家團隊為我們提供專業咨詢方案。
在為期2個多月的項目合作中,我們感受到了華恒智信的老師們扎實、專業的知識儲備、犀利和深刻的問題分析,他們僅僅用了1個月調查、訪談、分析時間就提出了專業的解決方案,指出通過固化完成工作的時間節點、堅持“誰做事誰知道信息”、文字傳遞信息等解決方案。在其指導下,方案已經初步實施,目前進展很順利。
相信在華恒智信咨詢專家的幫助下,我們越走越好,也?;闃切旁階咴膠?!
——北京某資訊公司總經理
 
【客戶行業】服務行業
【問題類型】流程管理
【客戶背景及現狀問題】
某公司是北京一家專門從事信息傳播服務的資訊公司,成立于2000年,雖然企業成立時間不長,但是良好的市場前景、高端的信息化服務特色,使得該公司成長迅速,在短短的幾年內就成為當地小有名氣的一家公司。但是在發展過程中,也發現了一些管理中所存在的問題,如員工的工作任務往往出現延遲現象,員工的理由是工作太多,忙得顧不過來;當工作未按時或按要求完成時,員工總會以其不知道信息或者是別人未準時提供相關信息為由來辯解;相互配合的工作事項往往會出現推諉扯皮的現象,工作的延誤到底是誰的責任,總是不能清晰地鑒定,因為一項工作的完成一般會牽扯到幾個部門或者是幾個崗位;當所需完成該項工作的人員請假或者是不在工作崗位上時,其工作往往就會因其不在而受到影響……
這些問題,看似不大,但是對于企業整體工作效率的提高卻是有著重大的影響,也是企業整體績效提高的桎梏;是企業領導所頭疼的事情。 
【華恒智信分析解讀及解決方案】
針對該公司在成長道路上所發現的問題,雖然表象是工作延誤、責任不清等,但究其根源,問題的關鍵在于流程的是否合理。從工作出現延誤的狀況,可以看出工作效率的低下,而效率的不高與工作流程是否合理密切相關;從工作中信息傳遞不及時或者是不完備的情況,可以看出流程中信息傳遞的節點把握、信息應該傳遞給誰或者是信息到底該如何傳遞都需要加以明確;從工作中所牽扯到的需要部門之間或者是崗位之間互相配合的事項,之所以會出現扯皮現象,一方面可能是職責不清的原因,另一方面就可能是流程交叉點的設置不合理問題;從某項工作完成的人員無備份現象,可以看出流程設計過程中完成工作的人員設置是存在缺失的。
通過分析,針對該公司所存在的諸多問題,華恒智信顧問團隊建議從一下幾個方面來加以解決:
1、固化工作完成的時間節點。對于一些例行的工作事項,要將其完成的時間節點加以固化,這樣就會讓完成工作的人員有個時間標準,到了一定的時間就會去考慮或是檢查自己的工作是否做了,就會給自己留出一定的時間來完成某項工作,為工作計劃的合理安排奠定基礎,不會由于事情太多而顧此失彼。
2、遵循“誰做事誰知道信息”的原則,即將一項工作的完成或是一項職責的履行,明確“信息中心”的角色。這個“信息中心”的角色者應該是具體做事的人。當一項工作的完成需要牽扯到幾個人時,要將信息集中到具體親自做事的人身上,即所有的信息都匯集在這個人那里,由其來合理選取和運用信息,保證工作的順利完成。
3、以文字形式來傳遞信息。由于工作的完成需要牽扯到不同的部門或崗位,這樣為了有效地鑒定責任、把握時間進度,所有的信息傳遞都應該以文字信息傳遞的方式進行,具體可采取的方式如:郵件、傳真等。
4、一項工作的完成或一項職責的履行,要確定備份責任人,即有兩個人員來負責該項工作或職責,一個是第一責任人,一個是第二責任人。只有這樣,工作才不會因為個人的原因而掉鏈子。
5、變被動工作為主動工作的意識的加強。在相互配合的工作中,每一個人都是下一個工作環節人員的支持者,或者是需要別人的支持,我們在工作中不能坐以待斃,等著別人來支持你,而應該是主動去尋求各種信息支援,尋求別人的支持,這樣才可以將工作真正做到位。
流程管理,是保證工作效率提高的關鍵;只有將流程中的各個節點把握好,才可以將工作做的更順暢,讓人員的效率迅速提高。

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